Tu passes tes soirées sur des devis, tes week-ends à trier tes factures, et tes matinées à fouiller dans tes mails pour retrouver le nom du contact RH de cette école…
Si tu es formateur indépendant, tu connais cette galère.
Entre les missions, les écoles, les contrats et les feuilles d’émargement, tu jongles avec une montagne d’informations sans outil adapté. Le pire ? La plupart des formateurs perdent des heures par semaine — voire des milliers d’euros par an — à cause de pièges de gestion totalement évitables.
En tant que fondatrice de Billy et moi-même formatrice indépendante depuis 2021, j’ai vu beaucoup trop de collègues subir ces mêmes galères. C’est d’ailleurs en vivant personnellement cette désorganisation que j’ai conçu Billy, l’outil qui centralise toute la gestion administrative des formateurs.
Alors quels sont ces pièges ? Et surtout, comment les éviter pour retrouver du temps libre et de la sérénité ?
C’est ce que tu vas découvrir dans cet article. 10 pièges de gestion que vivent (presque) tous les formateurs indépendants, avec des solutions concrètes pour t’en sortir.
Les formateurs indépendants en France : quelques chiffres qui font mal
Selon la Dares (2023), il y a plus de 90 000 formateurs indépendants en France, un chiffre en constante augmentation depuis la crise sanitaire. Et le baromètre Shine (2022) révèle que les indépendants passent en moyenne une journée entière par semaine à gérer leur administratif.
Une journée entière par semaine…
60 % d’entre eux considèrent que cette partie est la plus pénible de leur activité (source : Indy, 2023). Pourtant, malgré ce nombre croissant de formateurs, il n’existe encore aucun outil vraiment conçu pour eux.
Voilà le vrai problème : tu jongles avec une activité passionnante, mais tu n’as pas les outils adaptés à ta réalité. Alors tu fais avec ce que tu as : Excel, Gmail, Drive, Notion… Et tu multiplies les outils sans cohérence.
Résultat ? Tu tombes dans ces 10 pièges. Et chaque piège te coûte du temps, de l’argent ou de l’énergie.
Piège #1 : Oublier d’envoyer une facture (et perdre du CA sans le savoir)
Pourquoi c’est un piège majeur
Ce piège-là, 1 formateur sur 3 l’a vécu au moins une fois dans l’année.
Imagine : tu finis une mission de plusieurs mois avec une école. Tu enchaînes les interventions, tu donnes tes cours, tout va bien. Sauf que… tu oublies d’envoyer la facture.
L’établissement ne te relance jamais, et tu le découvres 6 mois plus tard, en fouillant dans tes vieux dossiers.
Conséquence : tu as perdu plusieurs milliers d’euros sans t’en rendre compte.
Et ce n’est pas la pire histoire. J’ai rencontré une formatrice qui avait carrément oublié plusieurs factures sur 6 mois, sans jamais s’en rendre compte parce qu’elle gère tellement d’écoles en parallèle. Elle a découvert ça en rangeant ses dossiers à la fin d’année.
Comment l’éviter
Solution Billy : Billy centralise toutes tes missions et t’aide à générer automatiquement tes factures du mois pour tous tes clients. Tu retrouves tout en un clic, et tu vois en direct ce qui est payé, ce qui est en attente, et ce qui manque.
Mais même sans Billy, voici le réflexe à avoir :
– Crée un tableau de suivi avec date de fin de mission + date de facturation
– Active des rappels automatiques (Google Calendar, Notion, etc.)
– Ne compte jamais sur l’école pour te rappeler
Piège #2 : Ne pas noter ses heures ou interventions au fil de l’eau
Pourquoi ça crée le chaos
Ce piège-là te coûte littéralement ton temps de vie.
Tu fais une intervention aujourd’hui, puis deux jours plus tard tu as un autre cours, puis tu oublies de noter quoi que ce soit parce que tu es en rush. Résultat : quand arrive le moment de remplir ton BPF ou ton devis, tu galères à te rappeler ce que tu as fait.
Cette formatrice me confiait :
« Je ne sais plus ce que j’ai fait la semaine dernière parce que j’ai donné 7 cours entre-temps. Je dois tout recalculer à la main, et forcément je fais des erreurs. »
Comment l’éviter
Ton réflexe : note TOUT en direct, après chaque intervention. Ne reporte pas à plus tard.
Solution Billy : Billy crée automatiquement le suivi de tes interventions dès que tu crées une mission. Tu notes simplement le contenu de la session (optionnel) et Billy gère le reste. Plus jamais d’erreurs de calcul ou d’oubli.
Piège #3 : Perdre les infos d’une école ou d’un contact RH
Pourquoi c’est si fréquent
Tu travailles avec combien d’écoles ? 3 ? 5 ? Plus ?
À chaque établissement, tu as un contact différent : RH, responsable pédagogique, secrétariat, comptabilité… Et tous ces contacts sont éparpillés entre tes mails, tes notes, tes dossiers.
Si tu perds un contact, tu perds potentiellement une opportunité de mission.
Un collègue formateur m’a raconté qu’il avait perdu le contact d’une école qui voulait le ré-engager. Il a fouillé dans ses vieux mails pendant 2 heures sans le retrouver. L’école a fini par embaucher quelqu’un d’autre.
Comment l’éviter
Centralise TOUS tes contacts dans un seul endroit. Que ce soit Notion, Excel, ou Billy, l’important c’est d’avoir tout accessible en 2 clics.
Solution Billy : Billy stocke automatiquement tous les contacts par école, avec coordonnées, emails, références. Tu retrouves tout instantanément. Et si tu perds quand même quelque chose ? Billy te rappelle que tu as déjà travaillé avec cette école, et tu retrouves tout l’historique.
Piège #4 : Multiplier les outils incohérents et les doublons
Pourquoi tu te fais piéger
Entre Google Sheets pour tes horaires, Notion pour tes notes, Gmail pour tes contacts, Drive pour tes fichiers, Excel pour tes chiffres… tu jongles avec 5 à 7 outils différents.
Le problème ? Tout est éparpillé, et tu perds un temps fou à recopier les mêmes infos partout.
Une formatrice de nos beta-testeurs passait des soirées entières à :
1. Récopier ses heures de cours dans son tableau Excel perso
2. Remplir son BPF sur Excel de l’école
3. Noter les infos dans Notion pour elle-même
4. Recalculer tout pour ses factures
5. Faire la comptabilité dans un autre tableur
Une seule intervention = 5 saisies manuelles différentes.
Quand elle m’a raconté ça, j’ai compris pourquoi elle était épuisée le soir.
Comment l’éviter
La solution : utilise UN SEUL outil centralisé. Exit la multiplication des outils.
Solution Billy : Billy centralise tout. Tu saisis UNE FOIS les infos d’une mission, et Billy remplit automatiquement BPF, factures, suivi, planning. Fini les doublons et les pertes de temps.
Piège #5 : Faire des erreurs dans ses BPF ou ses plannings
Pourquoi les erreurs s’accumulent
Double-saisie = erreurs garanties.
Chaque fois que tu recopies manuellement des informations, tu as un risque d’erreur. Une faute de frappe sur une date, un oubli d’heure, une confusion entre deux missions…
Et ces erreurs créent des cascades de problèmes :
– Erreur d’heure → tu es mal payé
– Oubli dans le planning → tu te retrouves avec 2 cours en même temps pour des écoles différentes
Une autre formatrice m’a confié qu’elle faisait souvent des erreurs par manque de visibilité globale : elle ne voit pas d’un coup d’œil tout ce qu’elle a à faire.
Comment l’éviter
Stop aux recopies manuelles. Automatise tout ce que tu peux.
Solution Billy : Billy synchronise automatiquement toutes les infos. Pas de recopie, pas d’erreur. Et tu as une vue d’ensemble de toutes tes missions pour éviter les conflits de planning.
Piège #6 : Ne pas suivre ses paiements ni ses relances
Pourquoi c’est stressant
Tu as envoyé une facture il y a 2 mois, et elle n’a toujours pas été payée. Tu la relances ? Ou tu attends ?
Sans suivi automatique, tu ne sais jamais quoi faire. Et tu finis par accumuler des paiements en retard sans même t’en rendre compte.
Résultat : ta trésorerie est en galère, et tu ne sais plus qui te doit quoi.
Comment l’éviter
Crée un tableau de suivi des paiements avec dates limites et statuts. Relance automatiquement quand c’est nécessaire.
Solution Billy : Billy t’alerte quand un paiement est en retard et te suggère de relancer. Tu gardes une visibilité constante sur ta trésorerie.
Piège #7 : Manquer de visibilité sur ses revenus et sa trésorerie
Pourquoi c’est dangereux
Tu ne sais pas combien tu vas gagner ce mois.
Sans visibilité claire sur tes revenus, tu ne peux pas prendre de décisions stratégiques : dois-tu accepter cette nouvelle mission ? Peux-tu te permettre une formation ? Tu as 5 missions en cours, mais quand seront-elles payées ?
C’est stressant et paralysant.
Un formateur m’a raconté qu’il avait réduit volontairement le nombre d’écoles avec lesquelles il travaille de 6 à 3, juste pour éviter de devenir fou avec l’administratif. Il a baissé son chiffre d’affaires alors qu’il aimerait travailler plus.
C’est le piège ultime.
Comment l’éviter
Vise une visibilité 24/7 sur tes revenus attendus et réels.
Solution Billy : Billy te montre en temps réel combien tu as gagné, combien tu vas gagner, et combien tu as en attente. Tu sais toujours où tu en es, sans recalculer à la main.
Piège #8 : Subir la charge mentale et la désorganisation
Pourquoi c’est le plus destructeur
Ce piège-là t’épuise émotionnellement.
Entre les mails non traités, les factures à envoyer, le BPF à remplir, les plannings à mettre à jour… ta tête est en surchauffe permanente.
Beaucoup de formateurs me disent : « Je suis épuisé avant même d’avoir commencé à préparer mes cours. »
Conséquence : tu perds ta passion pour le métier, tu fais moins bien ton boulot, et tu finis par t’épuiser (burnout).
Comment l’éviter
Automatise au maximum. Libère ta tête pour te concentrer sur l’essentiel : transmettre.
Solution Billy : Billy soulage ta charge mentale en automatisant les tâches répétitives. Tu n’as plus à penser à l’admin, Billy s’en occupe. Tu te concentres sur ce que tu aimes vraiment.
Comme un beta-testeur me le confiait : « Je n’ai plus peur d’ouvrir mes mails le dimanche soir. »
Piège #9 : Donner une image peu professionnelle (documents désordonnés, oublis, retards)
Pourquoi ça te pénalise
Les écoles ne font pas de deuxième chance.
Quand tu oublies d’envoyer un document, que tu arrives en retard ou que tes dossiers sont désordonnés, tu donnes une image peu professionnelle.
Conséquence : les établissements te réengagent moins, ou pas du tout. Tu perdes des opportunités futures.
Comment l’éviter
Sois impec’. Centralise tout, organise-toi, et n’oublie jamais rien.
Solution Billy : Billy garantit la cohérence et la rigueur de ta gestion. Plus jamais d’oubli, plus jamais de retard. Tu donnes une image professionnelle irréprochable.
« Avant Billy, j’avais honte de ma désorganisation. Maintenant, j’ai une vraie méthode et je me sens pro. » — Beta-testeur Billy
Piège #10 : Se limiter dans son développement (refuser des missions par peur du « trop »)
Pourquoi c’est le piège ultime
C’est le scénario le plus triste de tous : tu refuses des missions non pas parce que tu n’as pas envie, mais parce que tu as peur de la charge administrative qui va avec.
Tu sacrifies ton développement professionnel par manque d’organisation.
Ce piège te condamne à une forme de « stagnation professionnelle » — tu restes à un niveau d’activité qui ne te correspond pas, juste pour « garder la tête hors de l’eau ».
Comment l’éviter
Libère ta capacité. Organise-toi pour pouvoir gérer PLUS de missions sans saturer.
Solution Billy : Billy te permet de gérer plus de missions en parallèle sans augmenter ta charge mentale. Tu peux enfin développer ton activité sans t’épuiser.
Impact global : Perte de temps et d’argent
À eux seuls, ces 10 pièges te coûtent énormément :
Temps perdu
– En moyenne, les formateurs indépendants passent entre 6 et 8 heures par semaine à gérer leur administratif
– Avec Billy, ce temps tombe à 1 à 2 heures maximum
Argent perdu
– Oublis de facturation : plusieurs milliers d’euros par an
– Erreurs et retards : des centaines d’euros par an
– Refus de missions : chiffre d’affaires bloqué
Charge mentale
– Stress constant : burnout en vue
– Perte de passion : épuisement professionnel
– Culpabilité : « je ne suis pas assez organisé »
La vraie question : pourquoi accepter ça quand il existe une solution ?
Solution : Billy, l’outil qui évite TOUS ces pièges
Après avoir vécu personnellement ces galères, j’ai conçu Billy, l’outil qui centralise toute la gestion administrative des formateurs indépendants.
Pourquoi Billy est différent
– Conçu par une formatrice, pour des formateurs : je vis les mêmes galères que toi
– Centralisé : tout en UN SEUL outil (fini les 7 outils différents)
– Automatisé : Billy génère tes factures, tes BPF, tes suivis
– Simple : interface intuitive, sans jargon technique
– Claire : tu as une vision en temps réel de ton activité
Ce que disent les beta-testeurs
« C’est la première fois qu’un outil comprend vraiment notre métier. »
« J’ai enfin une vision claire de mes revenus sans devoir tout recalculer à la main. »
« Je n’ai plus peur d’ouvrir mes mails le dimanche soir. »
« Avant Billy, j’avais honte de ma désorganisation. Maintenant, j’ai une vraie méthode et je me sens pro. »
Tu te reconnais dans ces pièges ?
Si tu te reconnais dans un ou plusieurs de ces pièges, tu n’es pas seul. Plus de 90 000 formateurs indépendants en France vivent exactement les mêmes galères.
La bonne nouvelle ? Il existe une solution.
Billy centralise toute ta gestion administrative et t’aide à éviter ces 10 pièges pour te concentrer sur ce qui compte vraiment : transmettre ton savoir et développer ton activité.
Découvre comment Billy peut t’aider à retrouver du temps et de la sérénité.
FAQ – Questions Fréquentes
Combien de temps je gagne avec Billy par rapport à mes outils actuels ?
En moyenne, les formateurs indépendants passent entre 6 et 8 heures par semaine à gérer leur administratif avec des outils éparpillés (Excel, Gmail, Drive, Notion). Avec Billy, ce temps tombe à 1 à 2 heures maximum. Tu récupères donc entre 4 et 6 heures par semaine — soit une demi-journée entière.
Billy fonctionne-t-il même si je travaille avec plusieurs écoles différentes ?
Absolument ! Billy est conçu pour gérer plusieurs écoles en parallèle. Tu peux suivre toutes tes missions, tes contrats, tes factures et tes contacts pour chaque établissement. C’est justement là que Billy fait la différence : impossible de confondre les infos d’une école avec une autre.
Est-ce que Billy peut vraiment m’éviter d’oublier de facturer ?
Oui ! Billy te rappelle automatiquement quand une facture doit être envoyée. Dès qu’une mission se termine, l’outil t’alerte et te montre exactement ce qui reste à facturer. Tu ne peux plus oublier, parce que Billy garde toute l’historique de tes missions.
Je suis déjà organisé avec Excel et Notion, pourquoi changer ?
Si Excel et Notion fonctionnent pour toi, c’est déjà bien ! Le problème, c’est qu’ils ne sont pas conçus pour les formateurs indépendants. Tu dois tout créer manuellement : les tableaux, les formules, les rappels, les calculs. Billy automatise tout ça pour toi. Exemple : plus besoin de recopier tes heures de cours 5 fois dans différents fichiers. Avec Billy, tu saisis une fois, et tout se synchronise automatiquement.
Comment Billy évite les erreurs dans mes BPF et plannings ?
Billy synchronise automatiquement toutes les infos de tes missions : dates, heures, intitulés, heures. Plus de recopie manuelle, plus d’erreur. Et tu as une vue d’ensemble en temps réel de toutes tes interventions pour éviter les conflits de planning.
Billy me donne vraiment une visibilité sur mes revenus ?
Oui, en temps réel ! Tu vois d’un coup d’œil combien tu as gagné ce mois, combien tu vas gagner, et combien tu as en attente de paiement. Plus besoin de tout recalculer à la main ou de fouiller dans tes dossiers. Billy centralise tous tes revenus, toutes tes missions et toutes tes factures dans un seul tableau de bord clair.
