Si tu cherches un outil de gestion pour formateur indépendant, voici exactement comment je m’organise : je centralise mes écoles, je synchronise mon planning avec Google Agenda et je facture en un clic. Au début, je gérais “à l’instinct”. Résultat : planning qui dérape, identifiants partout, fin de mois interminable. J’ai fini par construire l’outil que j’aurais voulu trouver. Voici comment je m’organise aujourd’hui — et comment tu peux en faire autant.
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1. Le vrai problème quand on gère 3+ écoles : le grand écart administratif
Accès, mots de passe, outils : le puzzle quotidien
Travailler avec plusieurs écoles, c’est accepter leurs règles… et leurs outils. Lundi, je me connecte à un extranet formateur A ; mardi, un autre utilise un système d’émargement B ; mercredi, on me demande encore un identifiant pour le Wi-Fi. Au bout d’un moment, j’avais l’impression de passer plus de temps à retrouver des accès qu’à préparer mes cours.
“Impossible de retenir qui utilise quel outil ; je fouillais mes mails pour retrouver des mots de passe Wi-Fi.”
Ce puzzle consomme une énergie folle. Et il n’existe pas (ou très rarement) un espace unique pour ranger tout ça : contacts utiles (pédagogie, administratif, compta), URL d’accès, identifiants, modèles de documents… Sans centralisation, on perd du temps chaque jour.
Tarifs variables et fin de mois à rallonge
Autre galère : la facturation. Chaque école a son tarif (à l’heure, à la demi-journée, au module, etc.). En fin de mois, je devais :
- recouper mon planning,
- additionner les heures par école,
- retrouver l’intitulé de la classe (parfois plusieurs),
- appliquer le bon tarif,
- générer, nommer, envoyer les factures aux bons contacts.
“À la fin du mois, je recalculais tout à la main pour chaque école — heures, intitulés de classes, tarifs… un enfer.”
Résultat : au moins deux soirées perdues. Et plus on a d’écoles, plus ça explose.
Le risque de double réservation (ma pire journée)
Avec un planning éclaté sur plusieurs outils, l’erreur finit par arriver.
“Deux cours programmés en même temps, deux écoles différentes. J’ai improvisé du distanciel pour jongler entre les deux. Personne ne s’en est rendu compte, mais le stress était horrible.”
Ce genre d’épisode est un signal rouge : il faut un système qui voit tout le périmètre, au même endroit, en temps réel.
2. Ma méthode pour tout centraliser sans y passer mes soirées
Fiche école “tout-en-un” : contacts, accès, tarifs, docs
J’ai commencé par créer (dans Billy) une fiche par client/école avec des onglets simples :
- Infos : raison sociale, adresses, à qui envoyer les factures.
- Accès : extranet formateur, outil d’émargement, Wi-Fi, portails internes (URL + identifiants).
- Tarifs : le barème de cette école (heure, jour, module).
- Docs : modèles, conventions, consignes internes.
Ainsi, quand je prends une nouvelle mission, tout est déjà là. J’arrête de farfouiller mes mails, je suis opérationnelle en 30 secondes.
Un planning unique synchronisé avec Google Agenda
Deuxième pilier : un seul planning. Chaque mission et chaque intervention sont planifiées dans l’outil, puis synchronisées automatiquement avec Google Agenda.
- Je vois toutes mes interventions (toutes écoles confondues).
- Mon téléphone devient ma source de vérité.
- Les collisions sont détectées avant qu’elles n’arrivent.
“Mon Google Agenda est devenu la source de vérité.”
Fini les doublons et le stress. Et quand une école déplace un cours, j’actualise la mission, l’agenda se met à jour, point.
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3. La facturation en un clic : ce que ça change vraiment
Générer mes factures du mois (missions, interventions, horaires, tarifs)
Le déclic majeur : la facturation mensuelle. J’ai un bouton Générer mes factures. Je sélectionne le mois, et l’outil :
- récupère toutes les interventions réalisées,
- applique le bon tarif (celui stocké dans la fiche de l’école),
- calcule heures × tarif,
- crée chaque facture prête à envoyer au bon contact.
“Un clic, et mes factures du mois sont prêtes.”
Fini les copier-coller et les erreurs de calcul
Je ne re-saisis plus des lignes à la main. Adieu erreurs de virgule, mauvais intitulés, confusions entre écoles. En pratique, j’économise ≈ 8 heures par mois rien que sur la facturation + la recherche d’infos. Ce temps, je le réinvestis en préparation pédagogique (ou en respiration, honnêtement).
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4. Check-list express : es-tu prêt·e à gagner 8 h/mois ?
Les 5 signaux que tu as besoin d’un outil dédié
- Tu travailles avec 3 écoles ou plus.
- Tu perds du temps à retrouver des accès (extranet, Wi-Fi, émargement).
- La fin de mois te prend au moins une soirée.
- Ton planning est éparpillé et tu as déjà frôlé le double booking.
- Tu jongles avec des tarifs différents selon l’école.
- Tu multiplies les erreurs.
Comment passer de tes tableurs à un flux propre en 24 h
- Liste tes écoles et crée une fiche pour chacune (contacts + accès + tarifs).
- Importe tes missions du mois à venir (dates, classes, lieux/visio).
- Active la synchro Google Agenda (calendrier unique).
- Teste la génération de factures sur un mois passé (contrôle rapide).
- Sauvegarde tes documents (contrats, syllabus, modèles…).
5. Comparatif honnête : les besoins pour formateur indépendant vs organismes de formation
| Besoin concret | Formateur·rice indépendant·e | Organisme de formation |
|---|---|---|
| Centraliser infos par école (contacts, accès extranet, Wi-Fi, émargement, tarifs, docs) | Essentiel — clé pour 3+ écoles | Utile mais souvent géré par CRM/ERP interne |
| Planning interventions (multi-écoles) + synchro Google Agenda | Essentiel — évite les collisions | Souvent intégré à un planning global interne |
| Facturation mensuelle en 1 clic (tarifs variables, contact de facturation) | Essentiel — fin de mois simplifiée | Souvent couplée à compta/ERP |
| Vue “missions en cours/terminées” + livrables | Essentiel — zéro oubli de documents | Utile mais process qualité formalisé |
| Catalogues publics / portail commercial | Inutile / optionnel | Essentiel pour la prospection |
| Qualiopi / BPF avancé | Optionnel (selon contexte) | Essentiel — audits, traçabilité |
| E-learning, LMS complet | Optionnel | Souvent Essentiel |
| Workflows lourds (multi-équipes/sites) | Surdimensionné | Essentiel pour OF |
| Simplicité d’interface (0 friction) | Critique — temps gagné immédiat | Moins prioritaire vs richesse fonctionnelle |
Conclusion rapide : côté indépendant, “moins mais mieux” bat “usine à gaz”. Billy cible le cœur : centraliser, planifier, facturer.
Pourquoi j’ai construit Billy “juste ce qu’il faut, là où il faut”
Mon parti pris : moins, mais mieux. Des écrans clairs, des actions courtes, des raccourcis pour ce qu’on fait tous les jours (planifier, retrouver un accès, facturer). Billy n’essaie pas de tout faire pour tout le monde. Il fait bien ce dont un·e indépendant·e a besoin — surtout quand on gère plusieurs écoles en parallèle. Avec Billy, l’outil de gestion pour formateur indépendant devient vraiment utile : simple, fluide et fiable.
Conclusion
Passer d’un empilement d’outils à un flux centralisé a changé mon quotidien : moins de stress, plus de focus sur mes cours, et ≈ 8 h/mois récupérées. Si tu te reconnais dans ces galères (accès éparpillés, planning risqué, fin de mois interminable), un outil pensé pour les formateurs indépendants peut réellement faire la différence.
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FAQ
Puis-je tester Billy gratuitement ?
Oui demande ta démo 30 min et tu bénéficieras de 40 jours d’essai.
Comment devenir ambassadeur·rice ?
Après ton essai : un témoignage + 1 à 3 parrainages = réduction à vie (détails envoyés par email).
Comment éviter les collisions de planning ?
Un planning unique synchronisé avec Google Agenda et la création immédiate d’une intervention dès qu’une date tombe.
Combien de temps puis-je espérer gagner ?
Dans mon cas, ≈ 8 h/mois (facturation, recherches d’infos, reprises d’erreurs). Ça dépendra de la quantité d’écoles où tu interviens.
